Fremdsprachenassistent / Fremdsprachensekretär (m/w/d)

SEKRETARIAT AM 1. PHYSIKALISCHEN INSTITUT | AB 1. FEBRUAR 2022 | VOLLZEIT | TV-L E 9 | UNBEFRISTET
Für das Sekretariat am 1. Physikalischen Institut, Universität Stuttgart, Pfaffenwaldring 57, 70569 Stuttgart, suchen wir ab 1. Februar 2022 einen Fremdsprachenassistenten / Fremdsprachensekretär (m/w/d) in Vollzeit (100 %).

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen von persönlichen und fachlichen Voraussetzungen bis in Entgeltgruppe TV-L E 9. Die Stelle ist unbefristet.

Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören:

Unterstützung der Institutsleitung bei allen Verwaltungsaspekten
Finanzmanagement von Drittmittelprojekten und Haushaltsmitteln
Bestell- und Beschaffungswesen sowie Inventarisierung
Personalverwaltung auf Institutsebene einschließlich studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte
Organisatorische Betreuung der Promotions-, Master- und Bachelorstudierenden des Instituts
Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
Organisation des Aufenthalts von Gastwissenschaftlern
Organisatorische Unterstützung von Workshops mit internationalen Teilnehmern
Organisatorische Unterstützung der Institutsmitglieder bei Forschungs-, Lehr- und Prüfungsaufgaben
Anfertigung von Übersetzungen wissenschaftlicher und technischer Texte sowie allgemeine Kommunikation auf Deutsch, Englisch und in einer weiteren Sprache
Erstellen und Pflegen von Webseiten des Instituts (OpenCms) in deutscher und englischer Sprache
Verwaltung der Institutsbibliothek
Austausch mit anderen Sekretariaten des Fachbereichs Physik
Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Wir bieten eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem internationalen Team.

Anforderungsprofil
Hierfür suchen wir eine qualifizierte, motivierte und kooperative Person, die Freude am selbstständigen Arbeiten im universitären Umfeld hat.

Sie haben Ihre Ausbildung als Fremdsprachenassistent / Fremdsprachensekretär / Europasekretär (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung abgeschlossen und sind interessiert an selbstständigem und abwechslungsreichem Arbeiten im universitären Umfeld.
Sie haben fundierte Erfahrungen mit Sekretariats- und Assistenzaufgaben.
Sie verfügen über sichere Ausdrucksformen und gute Sprachkenntnisse in Deutsch, Englisch und einer weiteren Sprache in Wort und Schrift.
Sie besitzen gute EDV-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, LaTeX, E-Mail, Internet etc.) und kennen sich idealerweise mit SAP sowie Web-Anwendungen wie OpenCms aus.
Sie bringen idealerweise Erfahrungen in der Verwaltung von Drittmitteln (DFG, DAAD, EU o. ä.) mit.
Sie besitzen Organisationstalent, ausgeprägte Teamfähigkeit und Eigeninitiative.